Calcolo Automatico dei Consumi, ovvero come utilizzare i dati storici di visite e consegne per ottimizzare il lavoro

Uno dei punti di forza di GD – Gestione Distributori è quello di mettere a disposizione delle compagnie di gestione strumenti che permettano di organizzare al meglio la logistica della propria attività

In questa ottica, un posto di rilievo occupa senz’altro  la funzionalità di Calcolo Automatico dei Consumi (abbreviato CAC) che consente di sfruttare i dati storici memorizzati nel sistema e rilevati dai caricatori per programmare le successive visite presso i clienti, tenendo conto di tutte le informazioni disponibili per ciascuna locazione

Ovviamente l’utilizzo di questo strumento è a completa discrezione dell’utente, nel senso che può essere impiegato come unica modalità di programmazione di tutto il lavoro, ma anche come semplice riferimento, al fine di controllare che il tipo e la sequenza di visite giornalmente effettuate siano effettivamente proficue e non viziate da abitudini del caricatore o da considerazioni e valutazioni errate in fase di impostazione manuale del lavoro da parte del personale addetto alla programmazione o, ancor più spesso, da mutate condizioni interne al cliente la cui rilevazione è sempre molto difficile.

Alla base di tutto c’è l’assunto che è possibile prevedere in termini ragionevoli la data in cui è necessario effettuare la prossima visita presso una locazione basandosi sul tipo e la frequenza dei caricamenti/consegne precedenti, tanto per i distributori automatici tradizionali (caldo, snack e bevande) quanto, e soprattutto, per le macchine a cialda: il CAC opera in maniera differente nei vari casi, adattando il suo meccanismo di calcolo in base al tipo di macchine presenti in ogni locazione, adattando il suo comportamento alle varie situazioni

Tipicamente le prime obiezioni all’utilizzo di un simile strumento automatico sono: “... nella distribuzione tradizionale è necessario effettuare delle visite con un intervallo programmato in quanto i clienti si aspettano un determinato livello di servizio ...” oppure “... se ogni giorno modifico sostanzialmente il lavoro dei miei operatori la loro produttività diminuisce invece di aumentare ...” o ancora “... se vado in una zona relativamente distante dalla mia gestione, mi conviene visitare comunque i clienti in quanto prima di tornare possono passere troppi giorni ....” e così via

Tutte queste motivazioni sono, caso per caso, certamente condivisibili, tuttavia quello che è importante comprendere, è che il CAC non è in nessun caso un meccanismo vincolante: CAC non è stato pensato come il “grande fratello” della programmazione delle visite, ma come un valido strumento finalizzato a migliorare sensibilmente l’organizzazione delle vistite ai clienti, ottimizzando utilmente il lavoro tradizionalmente svolto da ciascuna azienda

CAC può ad esempio essere impiegato solo su determinate zone o tipologie di clienti, limitandone l’azione solo su determinate locazioni;  oppure il suo impiego può avvenire solo su specifici caricatori/consegnatari in determinate giornate, o in alternativa può essere utilizzato come organizzazione solo di una parte delle visite, in concomitanza con quelle tradizionalmente programmate o quelle che si ritengono indispensabili

CAC può essere utilizzato anche solo in fase di verifica e controllo: ovvero, “... le visite continuiamo ad organizzarle solo secondo i criteri ormai consolidati nella gestione ...”, ma perché non controllare, in maniera automatica ed oggettiva, se è possibile in qualche modo migliorare questi criteri, verificando che gli intervalli e le regole programmate siano effettivamente le migliori in tutte le situazioni ?

Tanto per dare un idea, il CAC è stato pensato per essere utile anche a chi, per la gestione delle cialde, si affida ad una attività di tele-marketing interna, ovvero richiama gli utenti ad intervalli programmati per stimolare gli ordini di prodotto: bene, perché non utilizzare il CAC anche per migliorare/verificare le telefonate da effettuare cercando di chiamare gli utenti utilizzando come parametro la data di visita prevista ma anche e soprattutto le preziose informazioni fornite dal CAC stesso, per poi eseguire le consegne con modalità del tutto tradizionale ?

Ciò detto proviamo a descrivere ora, per grandi linee, come funziona il CAC: come sempre anche in questo caso, CAC è figlio della filosofia vincente di crescita di GD – Gestione Distributori, per cui il meccanismo è stato studiato e messo a punto sulla base dalle informazioni e dell’esperienza di alcune gestioni italiane, ottimizzato tramite la pluriennale esperienza di analisti e programmatori della Target Informatica, ma anche, soprattutto, migliorato e perfezionato tenendo conto dei continui suggerimenti e delle puntuali osservazioni di tutti gli utenti GD, ognuno portatore del suo modo di lavorare e della propria esperienza specifica, fatto questo che ha contribuito negli anni alla realizzazione di una logica di calcolo sempre meglio affidabile in ogni circostanza

Come anticipato alla base di tutto c’è il fatto che è possibile prevedere quando il prodotto consegnato/caricato in un distributore dovrebbe,. con buona probabilità, esaurirsi: il meccanismo considera per ciascuna tipologia di distributore i dati di carico/consegna, parametrizzandoli, se disponibili, con i dati rilevati dai contatori direttamente o tramite il sistema di pagamento: questo permette di stabilire in maniera estremamente precisa qual è stato nelle ultime visite il consumo di prodotti e, se lo si desidera, qual è il prodotto principe della locazione, ovvero quello che essendo il più consumato è anche quello che presumibilmente terminerà prima generando la necessità di effettuare una consegna/rifornimento

Il tutto considerando, se disponibili, i dati relativi a giorni di chiusura settimanale/mensile, tipo di locazione ed eventuale rispetto delle festività, periodi di ferie e così via

Il CAC insomma effettua una vera e propria radiografia delle consegne precedenti (data e ora, consegne e tipo prodotti, rilevazioni battute ecc.) per individuare qual è stato il profilo di consumo recente del cliente e sulla base di questo stabilire quando sarà necessario di nuovo visitare la locazione

Il CAC tiene conto dei vari parametri ricalcolando gli intervalli di volta in volta e quindi riuscendo ad adattarsi in maniera estremamente rapida ad eventuali chiamate da parte del cliente, a cambi di stagione e/o al mutamento dei gusti della clientela in maniera completamente automatica

Caso tipico può essere considerato quello della chiamata per manutenzione, nella quale sia stato anche ritenuto necessario il caricamento del distributore

Per i distributori tradizionali inoltre, il sistema tiene conto anche della quantità massima di ciascun prodotto caricabile nei distributori stessi, consentendo persino, se lo si desidera, la personalizzazione della gestione della singola macchina, per tener conto di esigenze particolari della locazione

Se si considera poi che tutti i dati del CAC possono essere utilizzati per programmare le visite presso i clienti anche tenendo conto di eventuali rifiuti di prodotto manifestati dal cliente, è evidente che, pensato come ausilio per migliorare la produttività e non come sostituzione dell’attività e dell’esperienza del gestore o di chi organizza il tipo e la frequenza delle visite, il CAC è certamente comunque lo si utilizzi, un utilissimo strumento di lavoro

CAC riassume in definitiva tutta la filosofia di sviluppo di GD – Gestione Distributori: utilizzare le tecnologie informatiche applicandole non solo alla fondamentale rilevazione dei dati sul campo, analizzandone a posteriori la concretezza, attività scontata per qualsiasi sistema informativo, ma anche e soprattutto alla organizzazione logistica delle attività diventando un valido strumento di programmazione e controllo, ottimizzando modi e tempi di esecuzione delle attività logistiche, abbattendo i costi dell’infrastruttura aziendale elevando ne contempo il livello qualitativo del servizio fornito al cliente finale

Ulteriori informazioni legate alla funzionalità di Calcolo Automatico dei Consumi, sono disponibili per gli utenti all’interno del portale GDVending